Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau melalui Tim Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan Rabu, 24 Juli 209 melaksanakan kegiatan monitoring di Kota Pekanbaru. Jadwal di Kota Pekanbaru menutup rangkaian kegiatan monitoring ke kabupaten/kota se Provinsi Riau yang telah dimulai sejak awal Mei 2019. Monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan adalah amanat Perka ANRI No 38 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan Pasal 25 bahwa Pimpinan Pencipta Arsip Tingkat Pusat, Gubernur, Bupati/Walikota dan Rektor selaku Objek Pengawasan wajib menindaklanjuti rekomendasi perbaikan dalam Laporan Audit Kearsipan Eksternal dan Pasal 28 bahwa Kepala ANRI atau Gubernur melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan.

Kegiatan yang dilaksanakan di Kabupaten/Kota se Provinsi Riau meliputi verifikasi dokumen dan verifikasi lapangan atas dokumen tindak lanjut yang diajukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota dan diakhiri dengan penandatangan serta penyerahan Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan Sementara.

Aspek Monitoring Tindak lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan eksternal oleh Gubernur melalui Tim Monitoring tehadap Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota meliputi:
a. Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan;
b. Program Kearsipan
c. Pengolahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
d. Penyusutan arsip
e. Pengelolaan arsip statis
f. SDM kearsipan
g. Kelembagaan
h. Prasarana dan sarana

Tahapan selanjutnya Tim akan mengolah hasil verifikasi dokumen/verifikasi lapangan dan menyiapkan Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan eksternal yang akan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Provinsi Riau. Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan eksternal yang akan disampaikan ke Pemerintah Kabupaten/Kota merupakan penilaian atas penyelenggaraan kearsipan dengan kategori:
a. nilai 91 – 100 dengan kategori sangat baik;
b. nilai 76 – 90 dengan kategori baik;
c. nilai 61 – 75 dengan kategori cukup;
d. nilai 51 – 60 dengan kategori kurang;
e. nilai dibawah atau sama dengan 50 dengan kategori buruk.
Sampai dengan tahun 2018 yang lalu Kota Pekanbaru menjadi satu-satunya daerah di Provinsi Riau yang mendapatkan nilai “BAIK” dalam penyelenggaraan Kearsipan, diharapkan Tahun depan Kab/Kota di Provinsi Riau mendapatkan nilai yang sama, harap Sri Mekka selaku Kabid Pembinaan dan Pelayanan Kearsipan.