ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA AUDIT KEARSIPAN EKSTERNAL DI PROVINSI RIAU

 

Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 Pasal 9 menyebutkan bahwa Pembinaan kearsipan bertujuan untuk membina penyelenggaraan SKN pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan. Salah satu Pembinaan kearsipan di tingkat nasional adalah Pengawasan Kearsipan. Pengawasan kearsipan dilaksankan dalam rangka mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku.

Sehubungan dengan hal dimaksud pada tanggal 23 s/d 26 Juli 2019, ANRI melalui Tim Pengawasan Kearsipan Eksternal ke Provinsi Riau yang terdiri dari Dra. Hastuti, MAP (Kepala Bidang Akreditasi Daerah) dan Endang Kristiani H., S.H., M.H. (Arsiparis Madya). Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan kearsipan yang dilaksanakan berupa audit kearsipan.

Tim menyampaikan bahwa Aspek Pengawasan Kearsipan eksternal oleh ANRI tehadap Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Riau meliputi:
a. Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan;
b. Program Kearsipan
c. Pengolahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
d. Penyusutan arsip
e. Pengelolaan arsip statis
f. SDM kearsipan
g. Kelembagaan
h. Prasarana dan sarana

Pada saat Entry Meeting Kepala Bidang Pembinaan dan Pelayanan Arsip Sri Mekka, S.H., M.Si. dalam pengantarnya menyampaikan bahwa saat ini nilai penyelenggaraan kearsipan Provinsi Riau berkategori “Cukup”. Semua unsur pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau terus berusaha memperbaiki setiap rekomendasi yang diberikan oleh ANRI. Namun untuk kondisi prasarana dan sarana kearsipan belum sesuai dengan ketentuan. Harapan beliau semoga ada perbaikan nilai pada audit kali ini.
Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau yang diwakili oleh Sekretaris, Ayu Susanti, S.E, menyampaikan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  bahwa secara berangsur memperbaiki kondisi penyelenggaraan kearsipan diantara melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku, pengelolaan arsip dan berkoordinasi dengan pihak terkait untuk meningkatkan prasarana dan sarana. Beliau berharap penilaian dapat dilaksanakan seobjektif mungkin sehingga kategori yang diperoleh merupakan gambaran nyata.