Arsiparis Dipersip Prov.Riau dalam Kegiatan Penataan Arsip In aktif Perangkat Daerah Provinsi Riau

 

Permasalahan kearsipan khususnya pengelolaan arsip dinamis inaktif yang sering dihadapi oleh organisasi adalah kurang adanya pengetahuan tentang bagaimana menyelamatkan arsip inaktif yang menumpuk.

Tumpukan arsip yang ada di masing-masing unit kerja mengakibatkan ruangan kerja menjadi berantakan karena arsip inaktif tidak dikelola dengan baik. Penelantaran arsip inaktif semacam ini berpotensi hilangnya aset organisasi yang berupa informasi yang tidak ternilai harganya serta menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin hari semakin besar. Sebagian besar keadaan arsip dinamis inaktif yang ada di instansi/organisasi sangat memprihatinkan.

Arsip-arsip inaktif menumpuk tanpa adanya penataan yang jelas serta menyebar diberbagai tempat, ada yang masih berada di unit kerja, tetapi kebanyakan berada digudang yang kurang memenuhi syarat, hal ini salah satunya disebabkan kurangnya pengetahuan akan penanganan arsip inaktif sehingga menyebabkan tidak adanya perhatian terhadap arsip inaktif.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 6 inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengolahan arsip inaktif adalah bagaimana cara menemukan arsip dengan cepat, tepat dan benar. Cepat berkaitan dengan waktu penemuan, tepat adalah arsip yang tersedia sesuai dengan yang diminta dan benar adalah arsip harus diberikan kepada orang yang berhak. Dengan kata lain merupakan upaya menjaga keamanan informasi arsipnya. Arsip inaktif yang kacau akan mengakibatkan arsip akan mengalami kerusakan fisik karena tidak adanya pemeliharaan yang baik, selain itu kerahasiaan tidak terjaga sehingga mengakibatkan kebocoran isi informasinya yang ada di dalam arsip.

Sehubungan hal tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi selaku instansi pembina penyelenggaraan kearsipan melaksanakan kegiatan pendampingan pengelolaan arsip inaktif pada Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau secara bertahap  yang dilaksanakan oleh Kelompok Fungsional arsiparis di Lingkungan Dipersip Provinsi Riau. Pada tahun 2019 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan kegiatan pendampingan pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Riau, Dinas Pendidikan Provinsi Riau, Dinas Kesehatan Provinsi Riau dan Dinas Kehutanan dan Lingkungan Hidup Provinsi Riau. Dengan kegiatan ini diharapkan pengelolaan arsip inaktif pada masing-masing penyelenggara pemerintahan daerah dapat dilaksankaan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan fisik arsip maupun informasi arsip dapat terjaga keutuhannya sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.