Dipersip Provinsi Riau Laksanakan Pengawasan Kearsipan Eksternal Kab/Kota se Provinsi Riau

 

Pengawasan penyelenggaraan kearsipan bertujuan agar penyelenggaraan kearsipan berjalan sesuai kaidah kearsipan yang berlaku, yang merujuk pada Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tentang kearsipan serta peraturan peraturan kepala ANRI yang mendasarinya.

Pengawasan penyelenggaraan kearsipan diselenggarakan secara berjenjang mulai ANRI melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di pemerintah pusat dan pemerintah daerah sementara pemerintah daerah provinsi melaksanakan hal yang sama di OPD lingkungan provinsi dan pemerintah kabupaten/kota sedangkan pejabat kearsipan kabupaten/kota memiliki tanggung jawab pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap OPD di lingkungannya.

Pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Riau diawali dengan Perencanaan pengawasan penyelenggaraan kearsipan dengan melibatkan Pencipta Arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau dan Lembaga Kearsipan yang disusun dalam Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) pada tanggal 23 Mei 2019 yang menghadirkan Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan Nasional di Pekanbaru Rudi Anton, S.H., M.H. Dalam pengarahannya Kepala Pusat Akrediatsi Kearsipan Nasional menyampaikan bahwa “Pengawasan penyelenggaraan kearsipan ini tidak dimaksudkan untuk mencari kesalahan akan tetapi mencari penyebab mengapa penyelenggaraan kearsipan tidak berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku,”

Saat ini Tim Pengawasan Kearsipan Provinsi Riau  sedang melaksanakan pengawasan kearsipan eksternal pada Pemerintah Kabupaten/Kota se Provinsi Riau, pengawasan penyelenggaraan kearsipan pada tahun ini memasuki pada tahapan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya. Sedangkan pengawasan kearsipan internal akan dilaksanakan pada waktu selanjutnya.

Setelah selesai pengawasan di lapangan akan dibuat Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE yaitu laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah,  dan Laporan Audit Kearsipan Internal disingkat LAKI yaitu laporan hasil audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya. LAKI dan LAKE  tersebut menggambarkan kondisi penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing objek pengawasan.