Pekanbaru- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau mengadakan Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Riau pada Selasa (20/02/2024) di ruang bedah buku lantai 3 Perpustakaan Soeman Hs.

Acara ini dibuka langsung oleh Dra. Mimi Yuliani N,Apt,MM selaku Kadispersip Riau. Dalam sambutannya Kadis Mimi mengatakan Berdasarkan pasal 151 dan pasal 152 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang mengatur tentang fungsi, tugas dan kewenangan Arsiparis maka perlu dilakukan pengembangan kompetensi dan profesionalisme Arsiparis untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pengelolaan arsip di lingkungan kerjanya dalam rangka penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintah Provinsi dan kabupaten/kota se Provinsi Riau.

Lebih lanjut Kadis Mimi menjelaskan Dalam rangka menciptakan Tata kelola Arsip yang baik memerlukan pengelolaan mulai dari Penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, serta penyusutan arsip yang andal diperlukan untuk melindungi hak dan kepemilikan, mendukung akuntabilitas dan transparansi pemerintah, membantu pengambilan keputusan berbasis bukti, serta meningkatkan efisiensi pemerintah. Pengelolaan arsip yang baik juga untuk memastikan keberhasilan pelayanan publik yang bergantung pada akses dan efisien yang andal terhadap informasi pemerintah.

Adapun untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip harus memiliki instrumen pengelolaan arsip yaitu;

• Tata Naskah Dinas (TND)
• Kode klasifikasi arsip (KKA)
• Jadwal Retensi Arsip (JRA)
• Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD)

Dengan memiliki dan mempedomani ke 4 Instrumen ini maka arsip yang dihasilkan dari aktifitas kegiatan pada setiap instansi dan lembaga diharapkan akan memenuhi kreteria arsip yang Autentik dan terpercaya serta dapat diandalkan sebagai alat bukti sah yang dapat dipertanggung jawabkan.

Kadis Mimi juga mengatakan salah satu instrumen yang akan disosialisasikan pada kesempatan workshop Arsiparis ini yaitu Tata Naskah Dinas sesuai dengan Edaran Gubernur Riau Nomor 060/ORG/11626 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Riau sebagai tindak lanjut dari Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah.

Tata kelola pemerintahan modern yang efektif harus didukung oleh pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk sektor pelayanan pemerintah serta pelayanan publik. Dalam hal Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE), tertib arsip di lingkungan pemerintah diperlukan untuk memperkuat transformasi digital menuju SPBE.

Koordinasi dari instansi vertikal dan perguruan tinggi di wilayah Riau untuk senantiasa dapat berkoordinasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.. Baik dari proses pengelolaan arsip maupun pengembangan kompetensi arsiparisnya..

Kami juga menghimbau agar identifikasi arsip statis yang ada di unit kerjanya dapat juga berkoordinasi dengan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Riau.

• Arsiparis harus merencanakan kegiatan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan secara periodik setiap 6 bulan.
• Arsiparis harus berkoordinasi dengan Unit Kearsipan untuk melakukan proses pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna di lingkungan kerjanya.
• Arsiparis harus mengidentifikasi Arsip Statis yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan.

Arsiparis Teladan adalah Arsiparis yang memikili komitmen dan professional dalam menjalankan profesinya sebagai seorang fungsional Arsipairis antara lain;

• Arsiparis yang memiliki kompetensi teknis kearsipan sesuai Jenjang jabatannnya.
• Memiliki prestasi dan kinerja baik di lingkungan kerjanya
• Mampu berkoordinasi dengan rekan kerja di lingkungannya serta instansi terkait yang membidangi kearsipan

Selaku Pembina jabatan fungsional Arsiparis di Provinsi Riau saya menyampaikan terima kasih kepada Pengurus Asosiasi Arsiparis Indonesia Wilayah Riau Periode 2019-2022 atas kerjasamanya sebagai mitra kerja Pemerintah dalam melakukan penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Riau. Selanjutnya saya berharap proses pemilihan Pengurus baru AAI Wilayah Riau periode 2024-2027 berjalan dengan baik dan sukses.

Acara ini dihadiri oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, Kepala Bidang Akuisisi dan Penyimpanan Arsip DIPERSIP Provinsi Riau, Arsiparis OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau, Arsiparis OPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten dan Kota, Arsiparis OPD di lingkungan Instansi Vertikal Provinsi Riau, Arsiparis OPD di lingkungan Perguruan Tinggi di Pekanbaru

Summer: Ramli Arsyad(Arsiparis Ahli Madya)