Rapat Koordinasi Nasional Kearsipan Tahun 2022: Evaluasi & Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

Bagikan ke Media Sosial

Shares

PEKANBARU – Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melaksanakan kegiatan Evaluasi & Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan: Tertib Arsip, Transformasi Digital Kearsipan, & Memori Kolektif Bangsa pada 17 Mei 2022 dalam rangka peringatan Hari Kearsipan Nasional Ke-51.

Kegiatan ini dipandu oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Riau Mimi Yuliani Nazir selaku moderator, serta menghadirkan narasumber di antaranya Zita Asih Suprastiwi selaku Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan, Desi Pratiwi selaku Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Danton Ginting Munthe selaku Kepala Biro Umum dan Layanan Pengadaan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi, Hening Widiatmoko MA selaku Ketua Asosiasi Lembaga Kearsipan Daerah dan Edgar Rangkasa selaku Analis Kebijakan Madya Kementerian Dalam Negeri.

Dalam paparannya, Zita Asih menegaskan bahwa dalam rangka transformasi digital di bidang kearsipa, maka kondisi ideal adalah sesuai NSPK yang tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip.

Ia menyebutkan bahwa ada enam tertib, yakni tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana kearsipan, tertib pengelolaan arsip serta tertib pendanaan kearsipan.

Sementara itu, terdapat pula pengawasan kearsipan dalam rangka menyelamatkan arsip statis sebagai memori kolektif bangsa. Setiap daerah harus mampu menyajikan kepada masyarakat tentang sejarah penyelenggaraan pemerintahan daerah serta mengangkat kearifan lokal.

Pelaksanaan pengawasan kearsipan eksternal tahun 2021 dilakukan di tengah masa pandemi maka dilakukan secara hybrid (daring) maupun visitasi kepada sejumlah 34 kementerian, 23 lembaga pemerintah nonkementerian, 22 lembaga nonstruktural/lembaga sertifikasi kompetensi/lembaga tinggi negara/Lembaga penyiaran publik 9 perguruan tinggi negeri, 5 BUMN serta 34 pemerintah provinsi.

Berdasarkan hasil pengawasan eksternal tersebut, muncul tiga hal penting yang menjadi perhatian bersama yakni komitmen dalam menjalankan kebijakan kearsipan, kompetensi melalui pembinaan kearsipan serta dukungan program melalui penyediaan prasarana dan sarana pada kementerian/lembaga/daerah.

Sementara itu, Desi menyampaikan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan tahun 2021 bahwa terdapat capaian RPJMN 2020-2024 pada posisi nilai total 74,4 yakni kateogri BB. Dengan hasil tersebut terdapat rekomendasi sebanyak 2.833 rekomendasi untuk sejumlah 32 instansi/provinsi. Rekomendasi yang muncul pada aspek pembinaan kearsipan sebanyak 8,19% dan menghasilkan strategi untuk melakukan pembinaan sesuai dengan jumlah rekomendasi, pemberdayaan Lembaga kearsipan serta mendorong instansi teknis yang terkait dengan tindak lanjut pengawasan kearsipan.

Adapun Danton menjelaskan bahwa Kemendes PDTT berhasil memperbaiki nilai pengawasan kearsipan pada tahun 2021 menjadi 85,84 pada posisi 14 dibandingkan dengan tahun 2016 di mana Kemendes PDTT berada di posisi 32. Adanya instrumen baru yang ditambah pengawasan kearsipan internal menjadi salah satu hambatan pengawasan kearsipan tahun 2022 di Kemendes PDTT. Selain itu masih kurangnya sosialisasi Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Thuan 2019 tentang Pengawasan Kearsipan hingga adanya unit pengolah yang tidak memiliki arsiparis di Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi. Oleh karena itu, diharapkan agar acuan nilai pengawasan kearsipan 2021 mempertimbangkan nilai tahun 2020.

Hening menegaskan perlunya kolaborasi antar entitas di mana terdapat pembagian peran antara pusat dan daerah, serta menggalan kerja sama antar daerah sebagai bentuk sinergi kearsipan untuk kemajuan bangsa. Dalam hal ini, ia mendorong kerja sama dalam wilayah terdekat untuk berbagi keahlian terkait kearsipan. Integrasi data melalui penyiapan, implementasi dan pemeliharaan aplikasi Sikandi juga diperlukan karena terkelolanya dan tertibnya arsip bermuara pada peningkatan kualitas pelayanan publik sebagai bagian dari reformasi birokrasi.

Edgar mengemukakan isu strategis urusan kearsipan dimulai dari penataan kelembagaan dan regulasi hingga pengembangan e-Arsip, e-Office dan Big Data. Pemerintah daerah memiliki kewajiban mendukung pembangunan arsip daerah.

Dalam kesempatan tersebut, juga dilaksanakan pengukuhan Asosiasi Lembaga Kearsipan Daerah (ALKD) oleh Kepala ANRI, Imam Gunarto, di Pekanbaru, Riau. Asosiasi tersebut diketuai oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi Jawa Barat Dr. Hening Widiatmokjo, MA. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan upaya penyelenggaraan kearsipan khususnya di pemerintah daerah serta bersinergi dan melakukan akselerasi program kearsipan nasional menggunakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).