Pekanbaru (11/07/2019)

Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.

Bertempat di Auditorium Ismail Suko Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau (11/07/2019) telah dilakukan kegiatan pemusnahan arsip milik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah sesuai jadwal retensi arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara dicacah. Pemusnahan arsip in aktif yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2003 tentang Kearsipan yaitu dengan cara dibakar, dicacah menjadi bagian kecil-kecil, dikubur dalam lubang, pulping, penggunaan bahan kimia dan cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah. “Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya.

Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau selaku Ketua Unit Kearsipan Ayu Susanti, S.E, dalam laporannya menyampaikan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip yang pada hakekatnya dilakukan dalam rangka pengurangan jumlah arsip dalam konteks penyelamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Penyusutan arsip yang dilaksanakan pada saat ini sudah melewati tahapan pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip penilaian arsip, permintaan persetujuan dari Gubernur Riau, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan Pelaksanaan pemusnahan arsip dengan cara dicacah adalah merupakan puncak dari rangkaian penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau Dr. Hj. Rahima Erna., M.Si menyampaikan pemusnahaan arsip pada hakekatnya memusnahkan dokumen dan barang bukti maka harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan prosedur/peraturan yang telah ditetapkan agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan, semoga pemusnahan yang sudah dilaksanakan menjadi pembelajaran bagi semua penyelenggara pemerintahan daerah sehingga pemusanahan arsip yang dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku sehingga dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Setelah pemusnahan, dilakukan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip yang disaksikan oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pelayanan Arsip Sri Mekka S. S.H., M.Si., Kepala Bidang Akuisisi dan Penyimpanan Arsip Candra Dewi, S.H., Kepala Bidang Perpustakaan yang diwakili Kepala Seksi Otomasi, preservasi, kerjasama dan jaringan  Joko Nugroho, Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi  Odor Juliana Sidabutar S.Pi, serta perwakilan dari Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Riau dan Inspektorat Daerah Provinsi Riau. Acara ini juga dihadiri pejabat struktural dan fungsional di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau. Arsip yang dimusnahkan saat ini adalah arsip tahun 2010-2013 yang berdasarkan peraturan sudah habis masa retensinya (masa simpan) sebanyak 73 berkas/dokumen arsip.