PEKANBARU– Seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau mengikuti kegiatan sosialisasi e-office di Ruang Ismail Suko, Senin, 04 Maret 2019. Kegiatan ini dibuka langsung oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi (Dipersip) Riau, Dr. Hj.Rahima Erna, M.Si.

“Semua serba digital, perpustakaan digital, arsip digital. ASN harus mampu mengikuti revolusi 4.0, jangan sampai ketinggalan.”, ujar Rahima Erna dalam sambutannya. Kegiatan yang berlangsung sejak habis apel pagi hingga mejelang siang ini bertujuan untuk  meberikan informasi kepada ASN di lingkungan dipersip tentang  bagaimana penerapan e-arsip  versi 3.

Selain itu, Kegiatan sosialisasi e-office ini juga bertujuan untuk menyamakan persepsi yang masih simpang siur terkait penggunaan e-office. Terdapat beberapa masukan yang nantinya akan disesuaikan dengan aturan tata naskah di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Misalnya seperti yang disampaikan oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pelayanan Arsip, Sri Mekka, SH., M.Si. Menurutnya prosedure e-office harus disesuaikan dengan standar-standar kearsipan, karena system e-office ini merupakan penunjang penilaian penataan arsip sehingga kedepannya Riau dapat meperoleh nilai baik dalam hal pengelolaan arsip, saat ini Provinsi Riau masih mendapatkan nilai cukup, ada kenaikan dari tahun lalu yang hanya mendapat prediket kurang. Setelah beberapa penjelasan oleh narasumber diketahui bahwa ada beberapa yang belum sesuai, karena memang adanya beberapa perbedaan dari setiap OPD. Tim e-office sendiri akan meperbaikinya sesuai kebutuhan OPD.

Sosialisasi e-office ini menghadirkan 3 narasumber dari Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik (Diskominfotik) Riau. Yakni  Dedy Hasfarizal selaku kepala seksi pengembangan aplikasi publik, serta Siti Amelia dan Rahmad yang merupakan tenaga IT di Diskominfotik. Menurut Siti, Sosialisasi e-office ini akan berlangsung selama sebulan, pada bulan April system ini akan dilaksanakan dan diintegrasikan dengan E-SIKAP. Dalam system e-office ini sudah terdapat menu absen, izin, cuti, Spt, Spj, dan agenda harian ASN.

Lebih lanjut, Rahima berharap Dipersip dapat segera melaksanakan system surat berbasis elektronik ini secepatnya. Dia juga menyampaikan bahwa dipersip sudah mempersiapkan  tim tenaga IT untuk segera mempersiapkan agar e-office dapat segera dilaksanakan di Dipersip.