DUMAI (dipersip.riau.go.id) – Pemerintah Kota Dumai melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) menggelar kegiatan pengawasan kearsipan rapat pra pelaksanaan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) dilingkungan Pemerintah Kota Dumai, Senin (8/5) di Gedung Media Center Wan Dahlan Ibrahim Jalan Putri Tujuh.
Rapat secara resmi dibuka oleh Walikota Dumai, H Paisal SKM MARS. Dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dipersip) Provinsi Riau Dra Mimi Yuliani N Apt MM, Narasumber Dispersip Provinsi Riau, Ramli Arsyad SE ME,(Arsiparis Ahli Madya Dipersip Riau), para Kepala OPD dan Camat se-Kota Dumai, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Dumai Hj R Dona Fitri Illahi SKM MSi beserta jajaran.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau Dra Mimi Yuliani N Apt MM dalam sambutannya menambahkan bahwa kearsipan harus terkelola dengan baik sesuai Undang-Undang (UU) karena merupakan urusan wajib yang memang bukan di pelayanan dasar tapi semua wajib melaksanakannya.
”Mengingat pengarsipan adalah alat bukti sah sehingga harus dipelihara agar arsip bernilai guna bisa awet sampai kapan saja. Dengan memiliki kearsipan maka kita memiliki data yang akurat. Terimakasih atas dukungan serta komitmen Walikota Dumai dalam hal kearsipan ini semoga Pemko Dumai kedepannya dapat lebih baik lagi,” harap Mimi Yuliani.
Pada kesempatan itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Dumai Hj R Dona Fitri Illahi SKM MSi melakukan ekpose menyampaikan pengawasan kearsipan dilakukan untuk penegakan dan kepatuhan terhadap peraturan Perundang-undangan kearsipan dalam rangka peningkatan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan. Arah dan fokus pengawasan kearsipan adalah tindakan mengimplementasikan kebijakan untuk mewujudkan tertib arsip.
Pengawasan kearsipan juga diarahkan bagaimana tindakan atau perlakuan langsung terhadap arsip untuk lebih menjamin terciptanya arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sehingga mampu dimanfaatkan sebagai bahan akuntabilitas kinerja lembaga dan alat bukti yang sah. Prosedur pengawasan kearsipan dimulai dari perencanaan program, pelaksanaan kemudian pelaporan asas yang harus tepat waktu, lengkap, akurat, objektif, jelas dan ringkas.
”Dari pelaksanaan pengawasann kearsipan tahun 2022 ada kendala yaitu perangkat daerah belum memiliki jabatan fungsional arsiparis pada unit kearsipan OPD, dan kita baru punya satu arsiparis di BKPSDM. Ditambah lagi sarana dan prasarana yang belum memadai pada masing-masing OPD terutama masih banyak yang belum memiliki record center dan belum memaksimalkan fungsi filling cabinet. Untuk diketahui bahwa hasil pengawasan kearsipan Kota Dumai itu sudah mulai dari sosialisasi pengisian formulir ASKI kemudian verifikasi dan baru sampai pada menyusun Risalah Hasil Audit Sementara atau RHAS,” ungkap Dona Fitri Illahi.
Lebih jauh Kadis Persip Kota Dumai menjelaskan rencana kerja pengawasan kearsipan tahun 2023 dimulai bulan April sampai dengan Juli mendatang dengan tahapan persiapan audit kearsipan, penyusunan LHKPN dan penyampaian nilai hasil pengawasan kearsipan. Pengawasan kearsipan dengan menggunakan metode audit kearsipan (LAKI). Fokus pengawasan dan prioritas yaitu 36 perangkat daerah dan RSUD Kota Dumai termasuk Sekretariat, Inspektorat, Dinas/Badan dan BLUD.
”Mudah-mudahan dengan kerja keras kita bersama dengan dukungan sepenuhnya semua OPD khususnya perhatian Bapak Walikota maka Insya Allah tahapan ini berjalan lancar sebagaimana diharapkan,” pungkas Dona Fitri Illahi.

Kegiatan ditutup dengan penyerahan plakat kepada Kadispersip Prov.Riau oleh Walikota Dumai dan penyerahan sertifikat secara simbolis kepada peserta yang telah mengikuti Bimtek pengawasan kearsipan yang diterbitkan secara langsung oleh Arsip Nasional RI oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Dumai.
Sumber: http://www.dumaiposnews.com/2023/05/dispersip-rapat-persiapan-audit-sistem-kearsipan-internal/

Editor:Delviana Fransiska