PEKANBARU(dipersip.riau.go.id)– Rabu(16/11/2022) bertempat di Aula Command Center Pengadilan Tinggi Riau telah dilaksanakan rapat koordinasi penitipan arsip perkara Pengadilan Tinggi Riau yang dihadiri oleh ; Plh. Ketua Pengadilan Tinggi Riau Bapak Dr. H. Priyatno Imam Santoso, SH.,MH, Hakim Tinggi, Pejabat Struktural, Panitera Hukum Pidana, Hukum Perdata dan Tipikor, dan Pejabat Fungsional Arsiparis di lingkungan Pengadilan Tinggi Riau, sementara itu dari pihak Dipersip Provinsi Riau diwakili Fungsional Arsiparis Ahli Madya.(H.Khairiansyah, Rahmawati, Tri Amriaty dan Nuzuliah).

Pada kesempatan acara tersebut dari Pengadilan Tinggi Riau dalam kata sambutan Plh. Ketua Pengadilan Tinggi Riau menyampaikan ucapan terimakasih atas kehadiran bapak dan ibu dalam kegiatan acara rapat pembahasan penitipan arsip, dalam kesempatan ini saya informasikan bahwa arsip-arsip yang akan dititipkan tersebut adalah arsip-arsip ;
a. Perkara perdata 3.182 berkas
b. Perkara pidana 3.271 berkas.

Arsip perkara tersebut sudah berusia 30 tahun ke atas, kurun waktu tahun 1983 sd tahun 2012 diusulkan ke Dirjend Badan Peradilan Umum MA RI untuk dititpkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau selaku lembaga kearsipan daerah guna mengurangi kepadatan ruang arsip perkara banding, sehingga ruangan tersebut dapat berfungsi kembali untuk menampung arsip perkara sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, namun sesuai dengan arahan dari Direktur Jend. Badan Peradilan Umum MA RI, arsip perkara yang dapat dititipkan ke lembaga kearsipan daerah adalah arsip yang memiliki retensi sudah berusia 30 tahun ke atas arsip Perkara dari kurun waktu tahun 1983 sd tahun 1992.

Dalam kesempatan ini Plh. Pengadilan Tinggi Riau menjelaskan lagi lebih rinci bahwa dengan adanya ketentuan dari Direktur Jend Badan Peradilan Umum MA RI arsip yang akan dititipkan ke LKD adalah arsip yang memiliki retensi 30 tahun ke atas akan menitipkan arsip perkara pidana dari tahun 1983-1992 sebanyak 436 berkas dan untuk arsip perkara perdata sebanyak 596 berkas dengan jumlah total 1.032 berkas. Karena arsip tersebut merupakan arsip vital suatu saat akan dibutuhkan nantinya ketika ada suatu perkara akan diungkit oleh suatu pihak, kami juga sudah berkonsultasi ke ANRI bahwa untuk penitipan arsip tersebut di bolehkan dalam ketentuan ke LKD Provinsi Riau, barangkali nantinya kami akan melakukan MOU dengan LKD untuk penitipan arsip tersebut dan kami juga akan berkunjung melihat Depot arsip dan sekaligus ingin silaturahim dengan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau.

Selanjutnya dari pihak Dipersip Provinsi Riau yang diwakili Fungsional Arsiparis Ahli Madya (H. Khairiansyah) menyampaikan apresiasi kepada pihak Pengadilan Tinggi Riau memberikan kepercayaan kepada LKD PROVINSI RIAU untuk menitipkan/menyimpan berkas-berkas arsip perkara pidana dan perdata di Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, kami menyambut baik rencana penitipan arsip tersebut merupakan suatu kehormatan kepada kami Instansi pemerintah pusat atau vertikal yang ada di Provinsi Riau akan menitipkan arsip vital nya yang syarat dengan suatu perkara pidana dan perdata dan kami mengharapkan kepada pihak Pengadilan agar menyiapkan membuat daftar arsip, berita acaranya dan perjanjian (MOU) sebelum dititipkan di Lembaga Kearsipan Daerah. Mudah-mudahan rencana ANRI akan membangun gedung depot arsip vertikal di jalan Adi Sucipto Pekanbaru akan terealisasi secepatnya sehingga instansi pemerintah pusat yang ada di Provinsi Riau bisa menitipkan arsip-arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan (statis) di Depot Arsip Vertikal.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 82 ayat (7) menyatakan bahwa Dalam hal belum ada unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah, lembaga negara tingkat pusat di daerah dapat menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah provinsi sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
Mari kita selalu bersinergi untuk mengolah arsip, melestarikan arsip sebagai memori kolektif sejarah perjalanan suatu Instansi menjadi memori kolektif sejarah perjalanan bangsa Indonesia. Salam Arsip.

Sumber: H. Khairiansyah fungsional arsiparis ahli madya