Pekanbaru – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau menyelenggarakan Pendampingan Pengelolaan Arsip Dinamis selama 2 (dua) hari tanggal 14-15 Agustus 2019 bertempat di Auditorium Ismail Suko. Kegiatan tersebut diikuti 45 orang utusan dari 5 Organisasi Perangkat Daerah) yaitu Dinas Tanaman Pangan Hortikultura dan Perkebunan, Satuan Polisi Pamong Praja, RSUD Ariifin Achmad dan Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah. Acara dibuka oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pelayanan Arsip (Sri Mekka S., S.H., M.Si) mewakili Kepala Dinas.
Permasalahan klasik yang selalu muncul dalam rangka pengelolaan arsip adalah berkaitan dengan keterbatasan sumber daya manusia, sarana prasarana serta sumber daya keuangan atau anggaran yang masih terbatas dan minim, selain itu rendahnya apresiasi terhadap pengelolaan arsip…..”Itu realita”… berbanding terbalik dengan kondisi tersebut ditinjau dari fungsinya sebenarnya peran arsip sangat strategis. Tidak disangsikan lagi bahwa arsip merupakan bukti akuntabilitas instansi dan rekaman seluruh kegiatan yang tidak dapat direkayasa. Sering terjadi bahwa arsip- arsip yang diciptakan tampak seperti arsip biasa, setelah berpuluh- puluh tahun kemudian, ternyata menjadi arsip yang sangat berharga dan penting bagi pengungkapan suatu peristiwa sejarah. Oleh karena itu arsip harus dikelola dengan baik sedini mungkin, mulai dari penciptaannya.
Didalam keterbatasan tersebut Dinas Perpustaakan dan Kearsipan Provinsi Riau berusaha keras untuk tetap berbuat untuk perbaikan pengelolaan arsip diantaranya melaksanakan pendampingan dalam pengelolaan arsip kepada Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau. Dalam pelaksanaan pendampingan tersebut para narasumber selain menyampaikan beberapa materi tentang kearsipan diantaranya Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Arsip, Pemberkasan Arsip, juga berusaha memberi motivasi kepada petugas agar dapat merubah realita diatas, karena yang dapat merubah realita tersebut ya kita semua yang setiap hari bersentuhan dengan arsip, dan tidak terkecuali pengelola arsip. Kita semua harus mampu menunjukkan bahwa arsip itu memang sangat penting. Bagaimana cara menunjukkan bahwa arsip itu penting ? Kita harus bisa menghargai keberadaan arsip dan menghargai pengelolaan arsip itu sendiri.
Dalam pelaksanaan pendampingan ini peserta juga mendapat materi praktek dengan tujuan agar mereka dapat mengelola arsip yang semula bisu, usang dan kadang-kadang tidak teratur itu untuk menjadi informasi yang segar, hidup, dan bahkan bisa memunculkan pemahaman baru yang semula belum terungkap secara jelas.